De virtual assistant in 2019

Laatste update: 09/09/2019

Een virtual assistant is het geheime wapen van een succesvolle ondernemer

Met een virtual assistant vindt een ondernemer alle verloren tijd weer terug.

De reden is simpel:

Werk wordt zonder omkijken uitgevoerd, zodat de ondernemer weer alle tijd beschikbaar heeft om van werk en leven te genieten.

Klinkt ideaal. En dat is het ook.

Addertjes onder het gras?

Natuurlijk, want:

Een ondernemer moet leren delegeren. 

Daarover later meer. Eerst:

Wat is een virtual assistant (VA)?

Een VA is een professional die vanaf een eigen externe werkplek ondersteuning biedt aan slimme creatieve ondernemers.

Het is een handige flexibele schil om de onderneming heen. Zonder de lasten zoals het regelen van een werkplek en het vastzitten aan een contract.

Door slim gebruik van online tools wordt samenwerken zeer efficiënt.

Denk bijvoorbeeld aan deze twee personen. De werknemer die gestrest alweer te laat binnenstormt na oponthoud op de weg. Of de virtual assistant die in alle rust heeft genoten van een ontbijt en opgewekt inbelt via Skype voor het wekelijkse overleg.

Wie van de twee zal met de beste ideeën op de proppen komen?

Wat doet een virtual assistant?

Alles wat de ondernemer zelf ook doet – exclusief twee uitzonderingen:

1 – Werkzaamheden waarvoor de specialistische kennis van de ondernemer zelf nodig is

Die zijn eenvoudig vast te stellen. Het zijn de taken waarvoor de onderneming gestart is. De werkzaamheden die het gat in de markt opvult.

2 – Werkzaamheden die zouden moeten worden uitgevoerd, maar waarvan de ondernemer zelf te weinig kaas gegeten heeft

Die zijn voor een ondernemer niet altijd eenvoudig vast te stellen. Bijvoorbeeld de kostbare tijd die gebruikt wordt om een afspraak op een geschikt moment te plannen. Terwijl de ondernemer er geen omkijken naar heeft als iemand zelf de afspraak in de agenda kan plaatsen. De VA implementeert het in een uurtje en het uren besparen kan beginnen.

Om daar de vruchten van te plukken is vertrouwen in de VA van groot belang.

Let op: een virtual assistant is een verzamelterm

De ene VA is de andere virtual assistant niet. Logisch, ieder mens is uniek. Maar toch:

Ontwikkelingen in de markt volgen elkaar in rap tempo op. Iemand kan niet even een cursus volgen om voor jaren gebakken te zitten als VA. Een diepe intrinsieke motivatie is nodig voor het werk.

Iemand kan niet eerst secretaresse zijn en er vervolgens het etiket online voorplakken: online secretaresse.

Ervaringen uit een vorige offline functie kan van pas komen. Iemand die bijvoorbeeld veel events organiseerde, zou grotendeels een online event kunnen organiseren.

Toch bestaat een ander deel van het organiseren van een online event uit technische werkzaamheden. Als daar te weinig affiniteit en kennis voor is, loopt de samenwerking met de ondernemer al snel op een teleurstelling uit.

Voor een ondernemer die start met een online team is een VA een uitkomst. Uitgangspunt is dat gekozen wordt voor een generalist.

Mijn ervaring is dat die moeilijk te vinden zijn. Spring een gat in de lucht als je de beste gevonden hebt. En neem er nooit meer afscheid van :) Zelf start ik een samenwerking met 1 op de ongeveer 50 professionals die solliciteert op de functie van VA.

Bij uitbreiding van het online team wordt het eenvoudiger. Gespecialiseerde VA’s en anderen nemen elk een deel voor hun rekening.

Denk aan virtual assistants met kennis van marketing, pr, sales, WordPress etc. De overlap met andere professies, zoals een web developer kan dus groot zijn.

Vandaar dat het raadzaam is om vanaf de start van een online team voorbereid te zijn. Een virtual assistant kan meegroeien met een bedrijf. Het is dan goed om bij voorbaat te weten wat zijn of haar interesses en vaardigheden zijn. Handig als het aansluit op toekomstige verwachte werkzaamheden binnen de onderneming.

Sommige virtual assistants zijn geschikt om door te groeien naar een leidinggevende functie: een online business manager (OBM). De OBM geeft leiding aan het online team, zodat de ondernemer niet (meer) elk teamlid indidivueel hoeft aan te sturen. Nog slechts één aanspreekpunt hebben betekent een enorme tijdbesparing.

Succesvol samenwerken met een virtual assistant

Alleen tijd besteden aan de leukste werkzaamheden. Voldoende tijd voor vrienden en familie.

Een droom voor vele ondernemers.

Dichterbij dan ooit.

Waarom heeft dan nog niet iedere ondernemer een online team met één of meer virtual assistants?

Daarmee kom ik – zoals beloofd – terug op de addertjes onder het gras. 

Mijn ervaring is dat ondernemers het liefste alles zelf doen. Ze zijn niet voor niets ondernemer geworden. Ook in mijn beginjaren als ondernemer had ik er een handje van …

En als de ondernemer zich over de eerste barrière heeft geworpen, doemt de volgende alweer op.

Het zorgen dat taken gedaan worden op een manier die niet leidt tot extra werk bij de ondernemer. Bovendien zijn bijkomende zorgen en stress ook slechte raadgevers in het succesvol delegeren aan een online team.

Hoe pak je het net als mijn opdrachtgevers wel succesvol aan?

Daarover heb ik speciaal voor jou een handig ebook gescheven. Download het gratis:

[Dit artikel is bijgewerkt – de eerste versie is gepubliceerd in mei 2011]

Het is een persoonlijke assistent die op afstand werkt. Steeds meer ondernemers en managers besteden ondersteunende en routinematige werkzaamheden uit. Bijvoorbeeld omdat het te veel tijd kost. De ondernemer en manager houden daardoor tijd over voor meer declarabele uren of wat extra vrije tijd.

Een virtual assistant, ook wel VA genoemd, werkt vanuit het eigen (thuis)kantoor voor de opdrachtgever. Via telefoon en e-mail wordt contact onderhouden. Het voordeel voor de ondernemer en manager is dat hij op flexibele basis beschikt over een hoger opgeleide medewerker. De ondernemer heeft twee keuzes om werkzaamheden uit te besteden:

  • Aan een virtual assistant in het buitenland De virtual assistant werkt vaak in een lagelonenland, zodat de kosten laag liggen. Assistentie is vooral geschikt voor eenvoudige, afgebakende en/of repeterende taken.
  • Aan een virtual assistant in Nederland De virtual assistant kan zelfstandiger aan de slag gaan. De VA spreekt dezelfde taal, is hoger opgeleid en heeft ervaring in het Nederlandse bedrijfsleven.

Voor steeds meer ondernemers en managers is een virtual assistant een uitkomst. Vooral voor degenen die steeds meer onafhankelijk van plaats en tijd werken. En dat wordt steeds vanzelfsprekender gezien de stijgende aandacht voor Het Nieuwe Werken en het boek The 4-Hour Workweek van Tim Ferriss. De ondernemer vindt een aan kantoortijden gebonden secretaresse maar onhandig. De VA is altijd beschikbaar. In urgente gevallen zelfs buiten kantooruren of in het weekend.

De ondersteuningsbehoefte van ondernemers en managers wordt steeds specifieker
. Voor een virtual assistant is dat geen probleem. Dit blijkt bijvoorbeeld uit onderstaande kenmerken van een virtual assistant:

  • Een virtual assistant bouwt gedurende langere tijd een persoonlijke relatie op met de opdrachtgever.

    Proactief meedenken staat hoog in het vaandel om taken snel en effectief uit te voeren. Daarom is een virtual assistant vaak hoger opgeleid.

  • Samenwerken is voor een virtual assistant bekend terrein.

    Daardoor kunnen werkzaamheden worden verdeeld. In de kortst mogelijke tijd wordt gewerkt aan de hoogst mogelijke kwaliteit voor de opdrachtgever. Een breed scala aan werkzaamheden kunnen dan ook bij een virtual assistant worden belegd.

  • Een virtual assistant maakt gebruik van slimme online toepassingen die de uitvoering van het werk of de communicatie eenvoudiger maken.

Virtual assistants bieden vaak administratieve en secretariële ondersteuning. Afhankelijk van opleidingsniveau en samenwerkingsverbanden komen daar verschillende taken bij. Altijd gericht op maximale ontzorging van de opdrachtgever. Gedacht kan worden aan werkzaamheden op communicatiegebied, zoals het schrijven van teksten of het onderhoud van de website. Of taken op het gebied van HR, zoals het schrijven van een vacaturetekst.

Goed georganiseerde virtual assistants werken met een online projectmanagementsysteem. Daardoor is voor de ondernemer altijd de laatste stand van zaken inzichtelijk. Dit is van groot belang, omdat de opdrachtgever en VA elkaar niet regelmatig treffen. In de online projectomgeving worden alle taken en gewerkte tijd bijgehouden. Voor een ondernemer is het dan ook mogelijk om beter op de hoogte is van de werkzaamheden van de VA, dan van iemand met wie hij dagelijks samenwerkt. Wil je weten welke werkzaamheden je het beste kunt uitbesteden?

Neem contact op

[Dit artikel is bijgewerkt in juni 2019 – de eerste versie is online geplaatst in mei 2011]

Dit artikel is geschreven door Steven Verwaard – eigenaar Bespaar op tijd

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp

Deze post heeft 3 reacties

  1. Wat leuk om een Nederlandstalig artikel over Virtual Assistants te zien, en zelfs al vijf jaar oud! Wat betreft dat laatste kopje, ik zou als VA inderdaad niet meer zonder Trello (mijn projectmanagementsysteem) kunnen. ;-)

  2. Uitbesteden aan een lagelonenland hoeft niet te betekenen dat het werk van laag niveau zal zijn. Ik werk al 12 jaar vanuit Suriname en hier is het niveau van werken vrij hoog. Gaat ook om welke branche en welke werkzaamheden.

Laat een reactie achter op Rosa Bosma Reactie annuleren

© 2010 – 2019 | Bespaar op tijd

19-f1-1 – /inde/wereld/ – organic
Dank je wel voor je interesse in het ebook. Om je ervaring te personaliseren: wat is het grootste probleem dat je nu ervaart in je onderneming?
Vraag 1 van 5

Klik op de button of enter om naar de volgende vraag te gaan

Welke online tools gebruiken wij dagelijks om succesvol te ondernemen?

Bespaar een werkweek aan uitzoekwerk. Ontvang onze beste tools van 2019 per e-mail. Vul je persoonlijke e-mailadres hieronder in:

Heb je nog een paar seconden? Vast wel als ik je vertel dat het je zo een werkweek aan uitzoekwerk kan besparen

Ontvang gratis de online tools die wij in 2019 dagelijks gebruiken om succesvol te ondernemen.

Vul je persoonlijke e-mailadres hieronder in en ontvang direct toegang: