De vertrouwde secretaresse verdwijnt uit het dagelijks leven van vele managers. Het statussymbool van vele managers wordt snel minder vanzelfsprekend. Kun je het je voorstellen? Ik denk dat het zelfs sneller zal gaan dan velen verwachten.

De werkzaamheden van een secretaresse worden steeds vaker uitgevoerd door de manager zelf. Of de werkzaamheden zijn compleet overbodig geworden. Iedere organisatie zal zich nu al moeten oriënteren op de toekomst van de secretaresse.

Het verdwijnen van de secretaresse zal niet van de één op andere dag plaatsvinden. Organisaties veranderen niet zomaar. Maar managers zullen vanuit eigen interesse en strategisch inzicht steeds vaker besluiten om geen of minder gebruik te maken van de beschikbare secretaresse. Hieraan liggen een aantal oorzaken ten grondslag.

    • De manager kan tegenwoordig overal eenvoudig in contact bljven met zijn netwerk.
      Voor informatie is hij niet meer afhankelijk van zijn secretaresse. Een manager krijgt de gewenste informatie steeds vaker automatisch tot zich. Hij maakt slim gebruik van (vaak gratis) online toepassingen via zijn smartphone of laptop. Een nieuwe afspraak kan bijvoorbeeld automatisch worden vastgelegd op basis van wederzijdse beschikbaarheid. Daarbij wordt bijvoorbeeld ook rekening gehouden met andere verplichtingen en reistijd. Informatie komt gefilterd binnen en wordt indien gewenst automatisch gearchiveerd.
    • De manager kan steeds vaker plaatsongebonden werken.
      Enerzijds omdat hij zijn werk en privéleven optimaal wil combineren. Anderzijds omdat hij in een omgeving wil werken die bijdraagt aan maximale productiviteit. De ene keer is het bijvoorbeeld een koffiebar en een andere keer is op kantoor. Continue beschikbaarheid van een secretaresse in de directe omgeving is overbodig bij deze nieuwe stijl van werken.
    • Door tijdongebonden werken heeft de manager ondersteuning nodig op momenten dat de secretaresse niet beschikbaar is.
      Om snel te kunnen handelen heeft de manager weinig aan een secretaresse die gebonden is aan kantooruren. Ook ’s avonds of in het weekend moet iemand beschikbaar zijn.
    • Tenslotte heeft de manager steeds specifiekere vragen waarbij hij ondersteuning wenst.
      Organiserende taken regelt de manager bijvoorbeeld zelf in korte tijd met zijn smartphone en laptop. De behoefte zal meer komen te liggen bij zelfstandige projectondersteuners. De gewenste kennis en ervaring van een secretaresse schiet dan tekort. De manager heeft steeds meer behoefte aan een medewerker waarmee wordt samengewerkt in tegenstelling tot de secretaresse die vooral opgedragen taken uitvoert.

De secretaresse als toegangspoort tot de manager komt steeds verder achter ons te liggen. Iedere organisatie dient nu al strategische keuzes te maken op welke wijze nieuwe werkvormen worden omarmd en welke rol de secretaresse daarin gaat spelen.

Je bent nu 0 sec op deze website

Gooi geen tijd meer weg en download het gratis ebook
Uitbesteden beter de baas.