Contact onderhouden met een virtuele assistent

Laatste update: 09/09/2019

We krijgen regelmatig vragen over hoe samenwerking met een virtuele assistent in de praktijk werkt. Onze uitgangspunten zijn optimale communicatie en een goed overzicht door middel van een online projectomgeving.

De opdrachtgever bepaalt welke werkzaamheden uitbesteed worden. De virtuele assistent adviseert in overleg met de opdrachtgever op welke wijze de samenwerking het beste vormgegeven kan worden. Belangrijk is dat de werkzaamheden snel en effectief worden uitgevoerd.

In het begin van de samenwerking wordt regelmatig contact gezocht. De opdrachtgever en de virtuele assistent moeten elkaar beter leren kennen. De virtuele assistent wil natuurlijk goed op de hoogte zijn van de organisatie van de opdrachtgever.

Na verloop van tijd zal de mate van contact afhangen van de werkzaamheden. Routinematige klussen betekent weinig overleg en maximaal tijd besparen voor de opdrachtgever. Een virtuele assistent kan natuurlijk indien nodig op bezoek gaan bij de opdrachtgever.

De virtuele assistent maakt natuurlijk gebruik van telefoon en e-mail, maar ook Skype, sms, WhatsApp etc. behoren tot de mogelijkheden. De opdrachtgever en de virtuele assistent zien elkaar weinig. Daarom is het handig om de gewenste wijze van communicatie regelmatig met elkaar door te nemen.

Vooral als samenwerken op afstand een nieuwe werkvorm betreft voor de opdrachtgever. Misschien werkt contact via telefoon het beste voor de ene opdrachtgever, maar een ander wenst voornamelijk contact via e-mail. Optimaal contact betekent dat de wederzijdse verwachtingen niet uit elkaar gaan lopen.

Een virtuele assistent van Bespaar op tijd maakt gebruik van een beveiligd online projectmanagementsysteem. Gemaakte afspraken worden direct verwerkt in concrete milestones en taken, zodat de opdrachtgever en de virtuele assistent altijd de laatste stand van zaken inzichtelijk hebben.

De gegevens in de online omgeving zijn alleen voor de opdrachtgever en de virtuele assistent toegankelijk. Eventueel is het mogelijk om andere personen binnen de organisatie van de opdrachtgever toegang te verlenen tot de online projectomgeving. Daardoor ontstaat een team dat aan gezamenlijke opdrachten kan werken.

Alle opmerkingen, discussies en documenten van de betrokkenen worden gestructureerd geplaatst bij de bijbehorende milestone of taak. Ook de gewerkte uren worden direct aan een taak gekoppeld door de virtuele assistent.

Slim samenwerken op afstand kan betekenen dat de opdrachtgever beter op de hoogte is van de werkzaamheden van de virtuele assistent dan van een medewerker in een kamer verderop!

Wil je nog veel meer weten over succesvol samenwerken met een virtuele assistent?

Alle handvatten die je vandaag nodig hebt, staan in het ebook “Samenwerken beter de baas” dat ik voor je geschreven heb:

steven-okt19

Dit artikel is geschreven door Steven Verwaard – eigenaar Bespaar op tijd

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp

Geef een reactie

19-f1-1 – /inde/wereld/ – organic
Dank je wel voor je interesse in het ebook. Om je ervaring te personaliseren: wat is het grootste probleem dat je nu ervaart in je onderneming?
Vraag 1 van 5

Klik op de button of enter om naar de volgende vraag te gaan

Welke online tools gebruiken wij dagelijks om succesvol te ondernemen?

Bespaar een werkweek aan uitzoekwerk. Ontvang onze beste tools van 2019 per e-mail. Vul je persoonlijke e-mailadres hieronder in:

Heb je nog een paar seconden? Vast wel als ik je vertel dat het je zo een werkweek aan uitzoekwerk kan besparen

Ontvang gratis de online tools die wij in 2019 dagelijks gebruiken om succesvol te ondernemen.

Vul je persoonlijke e-mailadres hieronder in en ontvang direct toegang: