Een vreemd verzoek: overstappen op een nieuw e-mailadres. Je privé e-mailadres gebruik je waarschijnlijk al vele jaren. En is bekend bij vele vrienden en instanties.
Je zakelijke e-mailadres bevat je bedrijfsnaam. Dat komt professioneel over. Maar heel vreemd is het niet.

Hoeveel tijd ben je dagelijks kwijt aan e-mail?

Waarschijnlijk ben je meer tijd eraan kwijt dan je lief is. De meeste mensen zijn namelijk één tot twee uur per dag bezig met het verwerken van hun e-mail.

Om minder tijd te besteden aan e-mail wees ik in een eerder artikel op de mogelijkheid om in maximaal drie zinnen een e-mail te sturen. In de dagelijkse praktijk is dat vaak niet eenvoudig. Verschillende redenen liggen daaraan ten grondslag.

De zender van de e-mail denkt:

  • Ik wil professioneel overkomen. Een korte e-mail lijkt te duiden op weinig interesse in de conversatie.
  • Ik wil graag het hele verhaal vertellen. Dat betekent dat het onderwerp van verschillende kanten wordt belicht.

De ontvanger van de e-mail denkt:

  • Ik krijg teveel e-mail. Bepaalt moet worden welke e-mail wel of niet belangrijk is.
  • Ik heb weinig tijd. Geen tijd om een lange e-mail helemaal door te lezen.

De perfecte e-mail

  1. Uitnodigend om te lezen.
  2. In korte tijd te lezen.
  3. Strekking is direct helder.

Dat betekent dat ieder woord dat je typt moet bijdragen aan de vraag van de ontvanger: wat wil de zender van deze e-mail van mij?

De productiviteit van de ontvanger van de e-mail stijgt, omdat snel de juiste actie ondernomen wordt. Tevens wordt jij als zender productiever, omdat je e-mail korter en bondiger wordt.

Het klinkt eenvoudig, maar in de praktijk is het geen eenvoudige opgave.

Dat komt omdat veel mensen nog bekend zijn met het schrijven van brieven. Een briefwisseling gaat veel trager waardoor veel meer ideeën en argumenten in één brief worden geplaatst.
Die manier van schrijven wordt nog vaak gehanteerd bij het schrijven van e-mails. Onlangs zag ik zelfs een e-mail waar boven de aanhef nog plaats en datum werd getypt.

Voor de jongere generatie is actief en to the point schrijven al veel vanzelfsprekender. Zij zijn gewend om via SMS en andere online kanalen constant korte berichten uit te wisselen.

Een nieuw e-mailadres

Om jezelf tot korte tijdbesparende berichten te dwingen kun je overstappen op een nieuw e-mailadres van Shortmail. De service van Shortmail betekent dat je e-mail hooguit 500 karakters mag bevatten.
De ontwikkelaars noemen dat ‘more signal, less noise‘. Als een bericht die je stuurt via Shortmail meer dan 500 karakters bevat, krijg je de e-mail automatisch terug met het verzoek om het bericht in te korten.

Het belangrijkste voordeel van Shortmail is dat voor zowel zender als ontvanger helder is dat ze voortaan alleen willen communiceren via kortere berichten. Is meer toelichting nodig, dan wordt een (telefonische) afspraak gepland.

Wil je net als ik productiever zijn? Voeg mijn nieuwe e-mailadres toe aan je adresboek: StevenVerwaard at shortmail.com of ons algemene mailadres Bespaaroptijd at shortmail.com.

Ben je nog niet overtuigd van Shortmail? Geen probleem, maar vergeet niet: communiceer minimaal met een maximaal resultaat. Maak bijvoorbeeld meer gebruik van de korte communicatiemogelijkheden van Twitter of WhatsApp.

Of stap met je projectteam over op een online projectmanagementsysteem van Basecamp of Glip.com. Er is zelfs een beweging van mensen die helemaal stoppen met het gebruik van e-mail.

Stap je over op een nieuw e-mailadres of heb je een ander plan van aanpak om minder tijd te besteden aan e-mail? Deel je idee of ervaring met de andere lezers van dit artikel.

Je bent nu 0 sec op deze website

Gooi geen tijd meer weg en download het gratis ebook
Uitbesteden beter de baas.