Hoe zorg je dat je nooit gefrustreerd raakt over bestanden die niet op het juiste moment op de juiste plaats zijn?

Maak gebruik van online opslag van data via een cloudapplicatie (ook welSaaS genoemd) die aansluit op jouw manier van werken.

Waarvoor willen we data online opslaan?

 

  • Synchroniseren
  • Back-up
  • Samenwerken
  • Delen.

Voor elk doel zijn vele cloudtools beschikbaar. En waarschijnlijk gebruik je er al een aantal voor één of meer van bovenstaande doelen. Bijvoorbeeld Dropbox, Google Documents en WeTransfer. Elke tool heeft voor- en nadelen. Overstappen op een andere tool doe je niet zo snel.

Voor de medewerkers van Bespaar op tijd is online samenwerken belangrijk. Vandaar dat regelmatig nieuwe cloudtools worden onderzocht om te bepalen of ze sneller en slimmer werken mogelijk maken.

Op dit moment maken we vooral gebruik van de twee cloudtools die we in dit artikel bespreken: Wualaen Minus. Belangrijkste uitgangspunt is dat ze een verlengstuk zijn in je bestaande manier van on- en offline werken. Het gaat dus om eenvoudige integratie in je huidige informatiestromen met andere personen en apparaten. Graag stappen we over naar één systeem dat alles in zich heeft, maar dat lijkt een onmogelijke opgave.

Wuala

Wuala is een online opslagomgeving die eenvoudig geïntegreerd kan worden in je verschillende werkomgevingen. Het is gericht op synchronisatie, back-up en samenwerken aan bestanden. Het biedt een aantal voordelen ten opzichte van Dropbox.

Voordelen Wuala

  • Samenwerken is eenvoudig. Maak een groep aan en plaats daarin je bestanden. Van toegevoegde waarde is de commentaarfunctie. Daardoor hoef je geen gebruik te maken van andere kanalen om te communiceren over de bestanden.
  • Eenvoudig overzicht van versiewijzigingen. Deze optie is ook aanwezig in Dropbox, maar is niet bij iedereen bekend. Het zorgt ervoor dat je nooit per ongeluk een versie van een document kwijtraakt.
  • Automatische encryptie van bestanden zonder omweg, zoals nodig is bij Dropbox. Lees het artikel over het gebruik van Boxcryptor. Dat betekent dat encryptie plaatsvindt voordat de data wordt verzonden. Daarnee is de tool ook geschikter voor zakelijk gebruik dan Dropbox.
  • Iedere map of bestand kun je toevoegen aan Wuala voor backup of synchronisatie. Dit in tegenstellling tot Dropbox die vanuit één folder werkt.
  • Een handige desktopapplicatie voor verschillende besturingssystemen, zodat je maximale controle hebt.
  • Gratis 2 GB tot je beschikking. Door het uitnodigen van vrienden verdien je tot 3 GB extra opslagruimte. Een systeem dat je waarschijnlijk kent van Dropbox. 10 GB extra opslagruimte kost je 19 euro per jaar.

Nadelen Wuala

  • Wuala is goed te integreren in je eigen systemen, maar het online delen van informatie kent beperkte mogelijkheden. Je kunt een map delen via een weblink of openbaar publiceren zonder dat iemand zich hoeft aan te melden bij Wuala. Dit zijn al wel meer mogelijkheden dan Dropbox. Maar voor het eenvoudig online delen van informatie kent Minus vele mogelijkheden. Minus wordt hieronder besproken.

Minus

Minus is een cloudtool waarmee je eenvoudig bestanden online deelt. Je sleept de bestanden naar je browser waarna ze online worden opgeslagen. Je deelt ze vervolgens waar en wanneer je maar wilt. Je kunt handig gebruik maken van de desktop en mobiele applicaties. Ook de browser extensie is handig waarmee je bijvoorbeeld een screenshot maakt en direct opslaat in je online omgeving. Voor de meest gebruikte omgevingen is een applicatie ontwikkeld.

Voordelen Minus

  • Eenvoudig grote bestanden delen. WeTransfer slaat grote bestanden tijdelijk op en je moet via e-mail de link delen. Bij Minus bepaal je zelf wanneer je de bestanden verwijdert en kies je zelf via welk medium je wilt delen.
  • Minimalistische omgeving waardoor je snel alle mogelijkheden onder de knie hebt.
  • Gratis omgeving van 10 GB, waarin je bestanden tot 2 GB kunt delen. Door het uitnodigen van vrienden verdien je meer opslagruimte.
  • Het delen van bestanden werkt eenvoudig. Je bepaalt zelf wat en hoe je het deelt. Bestanden kun je openbaar maken. Dat betekent dat het voor iedereen zichtbaar is en er ook via RSS een abonnement op genomen kan worden.

    Bij privébestanden heb je de mogelijkheid om ze te delen op een manier die bij je past. Of je deelt één bestand of de gehele folder. Het bestand of folder is te downloaden. Delen is mogelijk via Twitter, Facebook en Google+. En van ieder bestand of map is een link te versturen via e-mail.

    Per soort bestand heb je verschillende optie voor delen. Bijvoorbeeld bij afbeeldingen heb je de opties: link naar foto, fotofolder, HTML of commentaar code, thumbnail en foto in origineel formaat.

    Wat je ook deelt, anderen kunnen direct commentaar bij je gedeelde bestanden plaatsen.

Nadelen Minus

  • Synchronisatie is niet mogelijk. Dat betekent dat het mogelijk is dat je bestanden alleen online opslaat. De controle verlies je over je bestanden mocht Minus ophouden te bestaan. Zorg dat je alle gegevens dan ook lokaal hebt opgeslagen.
  • Het uploaden van bestanden vindt niet via een beveiligde HTTPS-verbinding plaats. Wel vindt versleuteling plaats via 256 bits encryptie.
  • Toegang van bestanden via een link. Bestanden kunnen niet met een wachtwoord worden beveiligd. Voor vertrouwelijke gegevens is het raadzaam om gebruik te maken van de hierboven cloudtool Wuala.

De verwachting is dat technische nadelen op korte termijn door Minus worden aangepakt.

Met Google Docs is het mogeiljk om tegelijkertijd aan documenten te werken. Ook is het mogelijk om je bestanden naar Google docs te uploaden. De verwachting is dat Google het systeem binnenkort geschikter gaat maken om de omgeving in te kunnen zetten als online harde schrijf. De naam zal danGoogle Drive gaan worden.

Heb je nog vragen over het gebruik van Wuala of Minus? Laat hieronder je reactie achter. Heb je een andere cloudtool voor online opslag die je naar tevreden gebruikt? Deel je ervaringen.

Je bent nu 0 sec op deze website

Gooi geen tijd meer weg en download het gratis ebook
Uitbesteden beter de baas.