Hoe vaak laat jij je leiden door je mailbox? Vaak is het een activiteit om de dag mee te beginnen. Maar ook om er een groot gedeelte van de dag mee bezig te zijn. De hoeveelheid e-mail is voor velen een worsteling en gaat ten koste van de productiviteit. Er worden niet voor niets vele trainingen gegeven om een lege inbox te krijgen én te houden. Maar uiteindelijk moet je het zelf doen.

Een oplossing ligt binnen handbereik. Met een aantal stappen beheers jij je mailbox in plaats van dat de mailbox jou beheerst. Hieronder staan een aantal tips die de medewerkers van Bespaar van tijd succesvol toepassen in de dagelijkse praktijk. Onze mailbox is iedere dag leeg!

    • Maak gebruik van Gmail. Je kunt eenvoudig verschillende e-mailadressen automatisch in één omgeving laten samenkomen die je overal ter wereld in een overzichtelijke vormgeving kunt benaderen.. Daarnaast beschikt het over een goede spamfilter waardoor je weinig spammail hoeft te verwijderen.
    • Controleer je inbox twee keer per dag op nieuwe e-mail. Laat je gedurende de dag niet afleiden door je e-mail. Het kost telkens 20 minuten om weer hetzelfde concentratieniveau te bereiken. Zet daarnaast je geluid of popup uit die je attendeert op nieuwe e-mail.
    • Zet notificaties van online omgevingen uit. Veel e-mail is alleen ter kennisgeving. Bijvoorbeeld van Twitter een bericht met de medeling dat je een nieuwe volger hebt. Of een bericht van Facebook dat je een een nieuw bericht hebt ontvangen. Of een e-mail van een organisatie die je uitnodigt voor hun evenement. Allemaal berichten die je nooit hoeven af te leiden van je werk.
      Laat nieuwsbrieven die je echt interessant vindt automatisch in een nieuwsbriefmap komen.Maak daarvoor gebruik van filter in je e-mailinstellingen. De nieuwsbriefmap hoef je daardoor niet dagelijks te bekijken.
    • Werk altijd chronologisch door je mail heen: begin daarbij met de e-mail die je het eerste hebt ontvangen. Op die manier zorg je ervoor dat je niet alleen de leukste of belangrijkste e-mails verwerkt en de rest laat staan.
    • Verwerk iedere e-mail die je opent direct. Je inbox is geen takenlijst. Zonde van je tijd, want dan beoordeel je meerdere keren dezelfde e-mail op prioriteit. Wat kun je doen? Kost het weinig tijd: verwerk de e-mail direct. Is een handeling vereist: plaats de actie op je actielijst. Bijvoorbeeld bij de online omgeving van Remember the milk.
      Kost het weinig tijd, maar is verwerking nu niet aan de orde: maak gebruik van Laytr.com. Je stuurt de e-mail door en geeft aan wanneer je de e-mail terug wilt ontvangen. En dat is natuurlijk precies het moment dat je de e-mail ook daadwerkelijk gaat verwerken. Een eenvoudige tool, maar o zo handig.
    • Een uitgebreide reactie sturen in een e-mail is vaak niet handig. Daardoor ontstaan snel misverstanden. Leer jezelf aan om bijvoorbeeld in maximaal drie zinnnen te reageren op een e-mail. Lukt dat niet? Het is handiger om even te bellen of maak gebruik van andere communicatiemiddelen, zoals chat.
      Je boodschap zal korter worden, omdat je bij onduidelijkheid direct erop kunt anticiperen. En als je dat niet gepast vindt: vertel de ander waarom je voortaan korter antwoord. Je wilt tijd besparen, zodat je uiteindelijk meer tijd hebt voor de inhoud van het project. En wie wil dat nou niet?
    • Maak gebruik van een virtuele assistent. Gedurende een aantal dagen kun je gezamenlijk je mailbox doornemen. Daarvoor deel je je scherm met de virtuele assistent. De virtuele assistent gaat vervolgens zelfstandig met je mailbox aan de slag: ordenen, delegeren en op basis van prioriteit aan je voorleggen. Het bespaart je dagelijks veel tijd.

Natuurlijk zijn er meer tips. Wat doe jij om succesvol je inbox leeg te houden?

Je bent nu 0 sec op deze website

Gooi geen tijd meer weg en download het gratis ebook
Uitbesteden beter de baas.