Veel projecten mislukken. Het aansturen van een projectteam vergt veel kennis en expertise. Het aansturen van een online projectteam lijkt dan ook een onmogelijke opgave. Vooral als je je bedenkt dat 70% van de communicatie non-verbaal plaatsvindt.

Maar je kunt het ook omdraaien. In een gewoon projectteam ontstaat al vaak miscommunicatie. Dus de mogelijkheid van non-verbale communicatie is geen allesbepalende factor tot succes.

Communicatie is de belangrijkste factor voor een succesvol online team. Door jarenlange ervaring leer je wat wel niet werkt.

Toch zijn een aantal elementen aan te wijzen die het succes van je online team mogelijk maken.

1. Succesvol overleggen met je online team

Communicatieproblemen binnen een team worden meestal opgelost met (nog) meer overleg. Maar de problemen blijken vervolgens niet opgelost. De kern van het probleem is dat de bestaande vergaderingen niet effectief genoeg zijn.

Wat zijn mogelijkheden voor succes?

  • Maak gebruik van video conferencing. Dit benadert een fysieke ontmoeting het best, omdat ook non-verbale communicatie mogelijk wordt. Sowieso is het een goede manier om mensen te leren kennen die je nog nooit ontmoet hebt.
  • Zorg dat voor ieder overleg duidelijk is wat het doel is. Communiceer het vroegtijdig, zodat iedereen zich goed kan voorbereiden. Voordeel is ook dat je elkaar tijdens het overleg scherp kunt houden, zodat afdwalen van het onderwerp tot het verleden behoort.
  • Zorg dat de actielijst gerelateerd wordt aan de opgestelde te bereiken doelen. Houd daarbij rekening met de huidige problemen en probeer ook zoveel mogelijk toekomstige problemen daarbij te elimineren. Stel de actielijst zo op dat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor een taak, een precieze taakomschrijving en wanneer de taak moet zijn afgerond.
  • De overlegmomenten zijn uitermate geschikt voor de onderwerpen die meer dan 3 regels nodig hebben in een e-mail.

2. Slim gebruik maken van online tools

Maak niet alleen gebruik van tools die je nu al dagelijks gebruikt, zoals e-mail. Er zijn 100-en toepassingen die het werken met je online team kunnen vereenvoudigen.

Aandachtspunten voor succesvolle inzet van online tools zijn:

  • Zorg dat gemaakte afspraken worden vastgelegd in een online projectmanagementomgeving. Zo kan geen verwarring ontstaan en is voor ieder teamlid direct inzichtelijk wat vandaag of morgen moet gebeuren. Iedere afspraak moet in een aparte e-mail of taak worden geplaatst. Daardoor worden geen afspraken vergeten.
  • Maak gebruik van zo min mogelijk online tools. Al is de kans niet zo groot dat je met slechts 1 tool af kunt. Maar hoe meer tools jij en je online team moeten leren kennen en regelmatig checken, hoe ineffectiever de samenwerking verloopt.
  • E-mail wordt door iedereen vaak gebruikt. Doe daar je voordeel mee. Maar maak niet van je e-mailinbox een takenlijst. Een goed idee is om je e-mail automatisch te laten categoriseren in je projectmanagementomgeving. Alle informatie komt zo op de juiste plaats terecht en de teamleden zijn ondertussen snel op de hoogte.
  • Maak gebruik van een online tool waarbij met één druk op de knop de stand van zaken is te monitoren. Daardoor kan de projectleider effectiever communiceren over de voortgang.

3. Helder vastleggen hoe gecommuniceerd gaat worden

Het vastleggen van de wijze van communiceren lijkt overdreven. Vooral als het een klein project betreft. Toch zorgt het voor duidelijkheid bij alle teamleden.

Wat ga je vastleggen?

  • Om te beginnen alle communicatiemogelijkheden met de teamleden. Hoe kun je bijvoorbeeld iemand het beste bereiken in geval van spoed midden in het weekend?
  • Leg bijzonderheden zoals tijdzones vast, zodat het niet telkens uitgezocht hoeft te worden.
  • Zorg dat niet alle projectcommunicatie bij iedereen terechtkomt. Als je telkens in de CC van een e-mail staat lees je door de grote hoeveelheid informatie niets meer. Door afspraken te maken over de gewenste informatiestromen ontvangt ieder teamlid de juiste informatie.
  • Maak 1x een communicatieplan die je bij verschillende projecten kunt inzetten. Alleen op detailniveau hoeft het plan nog te worden aangepast.

Of je nu werkt in een online team van 2 personen of met tientallen tegelijk. Het succes hangt samen met effectieve communicatie. Veel succes en plezier met het werken met een online team.

Je bent nu 0 sec op deze website

Gooi geen tijd meer weg en download het gratis ebook
Uitbesteden beter de baas.