Een virtual assistant is een persoonlijke assistent die op afstand werkt. Steeds meer ondernemers en managers besteden ondersteunende en routinematige werkzaamheden uit. Bijvoorbeeld omdat het te veel tijd kost. De ondernemer en manager houden daardoor tijd over voor meer declarabele uren of wat extra vrije tijd.

Een virtual assistant, ook wel VA genoemd, werkt vanuit het eigen (thuis)kantoor voor de opdrachtgever. Via telefoon en e-mail wordt contact onderhouden. Het voordeel voor de ondernemer en manager is dat hij op flexibele basis beschikt over een hoger opgeleide medewerker.

De ondernemer heeft twee keuzes om werkzaamheden uit te besteden:

  • Aan een virtual assistant in het buitenland
    De virtual assistant werkt vaak in een lagelonenland, zodat de kosten laag liggen. Assistentie is vooral geschikt voor eenvoudige, afgebakende en/of repeterende taken.
  • Aan een virtual assistant in Nederland
    De virtual assistant kan zelfstandiger aan de slag gaan. De VA spreekt dezelfde taal, is hoger opgeleid en heeft ervaring in het Nederlandse bedrijfsleven.

Voor steeds meer ondernemers en managers is een virtual assistant een uitkomst. Vooral voor degenen die steeds meer onafhankelijk van plaats en tijd werken. En dat wordt steeds vanzelfsprekender gezien de stijgende aandacht voor Het Nieuwe Werken en het boek The 4-Hour Workweek van Tim Ferriss. De ondernemer vindt een aan kantoortijden gebonden secretaresse maar onhandig. De VA is altijd beschikbaar. In urgente gevallen zelfs buiten kantooruren of in het weekend.

De ondersteuningsbehoefte van ondernemers en managers wordt steeds specifieker. Voor een virtual assistant is dat geen probleem. Dit blijkt bijvoorbeeld uit onderstaande kenmerken van een virtual assistant:

  • Een virtual assistant bouwt gedurende langere tijd een persoonlijke relatie op met de opdrachtgever.
    Proactief meedenken staat hoog in het vaandel om taken snel en effectief uit te voeren. Daarom is een virtual assistant vaak hoger opgeleid.
  • Samenwerken is voor een virtual assistant bekend terrein.
    Daardoor kunnen werkzaamheden worden verdeeld. In de kortst mogelijke tijd wordt gewerkt aan de hoogst mogelijke kwaliteit voor de opdrachtgever. Een breed scala aan werkzaamheden kunnen dan ook bij een virtual assistant worden belegd.
  • Een virtual assistant maakt gebruik van slimme online toepassingen die de uitvoering van het werk of de communicatie eenvoudiger maken.

Virtual assistants bieden vaak administratieve en secretariële ondersteuning. Afhankelijk van opleidingsniveau en samenwerkingsverbanden komen daar verschillende taken bij. Altijd gericht op maximale ontzorging van de opdrachtgever. Gedacht kan worden aan werkzaamheden op communicatiegebied, zoals het schrijven van teksten of het onderhoud van de website. Of taken op het gebied van HR, zoals het schrijven van een vacaturetekst.

Goed georganiseerde virtual assistants werken met een online projectmanagementsysteem. Daardoor is voor de ondernemer altijd de laatste stand van zaken inzichtelijk. Dit is van groot belang, omdat de opdrachtgever en VA elkaar niet regelmatig treffen. In de online projectomgeving worden alle taken en gewerkte tijd bijgehouden. Voor een ondernemer is het dan ook mogelijk om beter op de hoogte is van de werkzaamheden van de VA, dan van iemand met wie hij dagelijks samenwerkt.

Wil je weten welke werkzaamheden je het beste kunt uitbesteden? Download hier ons gratis ebook Delegeren beter de baas.

 

[Dit artikel is bijgewerkt. De eerste versie is online geplaatst op 15 mei 2011.]

Steven heeft Bespaar op tijd opgericht om te zorgen dat iedere ondernemer een virtual assistant (VA) of online team ter beschikking heeft. Volgens hem moet iedere ondernemer alleen doen waar hij of zij goed in is, ondertussen het bedrijf structureel (online) laten groeien, maar nooit voldoende vrije tijd uit het oog verliezen. Hij brengt dat zelf in de praktijk door te leven als digital nomad, oftewel wonen en werken op verschillende plaatsen in de wereld.

Je bent nu 0 sec op deze website

Gooi geen tijd meer weg en download het gratis ebook
Uitbesteden beter de baas.

Er is slechts 1 knelpunt die de groei van jouw bedrijf in de weg staat.Vertel me welke