Uitstellen. Het is vast een woord dat je niet vreemd voorkomt. Veel mensen zijn er goed in. Ik ook. Waarom zou je nu iets doen als het ook later kan?

Een reden verzinnen om iets nu niet te doen is niet zo moeilijk. Bijvoorbeeld:

  • ‘De deadline voor de offerte is pas morgen om 5 uur. Ik kan er straks wel mee beginnen?’
  • ‘Normaal plaats ik een nieuw blog vandaag op mijn website. Maar ik heb nu echt geen inspiratie. Ik ga er morgen wel aan zitten.’

Een supergroot nadeel schuilt in deze manier van werken.

Lees verder en ik ben ervan overtuigd dat je nooit meer een taak voor je wilt uitschuiven.

Wat is het nadeel van uitstellen?

De hoeveelheid werk neemt net zoveel toe als dat er beschikbare tijd voor is.

Het is hetzelfde principe als hoe groter je huis, hoe meer rommel je erin bewaart. Laten we er dieper induiken.

Wet van Parkinson

De heer Parkinson ontdekte in de jaren ’50 dat een bureaucratie zeer inefficiënt werkt. De onderzoeker ontdekte dat in een bureaucratie ieder jaar het aantal mensen met 5 tot 7 procent toenam. Maar er was geen enkel verband te vinden in relatie tot het werk wat gedaan moest worden.

Hij concludeerde dat de tijd die een taak kost toeneemt op het moment dat er meer tijd beschikbaar is.

Ook al is het een eenvoudige taak: als je jezelf de hele week de tijd geeft om een taak van een uur uit te voeren, zal de taak psychologisch gezien steeds ingewikkelder worden. Met als gevolg dat je er steeds meer tegenop gaat zien.

Kortom, je bent niet meer tijd kwijt met het daadwerkelijk uitvoeren van de taak. Je bent meer tijd kwijt aan de stress die ontstaat, omdat je het maar voor je uit blijft schuiven. De taak gaat als een onneembare vesting voor je aanvoelen.

Wat kun jij nu doen met de kennis over de wet van Parkinson?

Een groot deel van je leven ben je afgerekend op uren. Op school moest je een bepaald aantal lesuren per jaar volgen. Bij je baan werd je geacht om 40 uren per week aanwezig te zijn.

Als jij je target om 3 uur in de middag had gehaald, was het niet de bedoeling dat je vervolgens naar huis ging om te ontspannen. Maar nu jij de baas bent, is er niets mis mee om dan ook echt te stoppen om 3 uur in de middag. Ellen de Lange-Ros van Faxion noemt het zacht werken. Het tegenovergestelde van hard werken. Ik kan me daar goed in vinden.

Hoe ga jij zorgen dat jij en je team tijd overhouden?

Les 1: Zorg dat je deadlines altijd vastlegt voor jezelf en voor je teamleden

Hoe simpel de taak ook is. Hoe weinig tijd de taak ook kost. Leg ze vast.

Wij gebruiken daarvoor samen met onze opdrachtgevers de online projectomgeving Teamwork.

Les 2: Zorg dat je deadlines een tijdstip hebben wanneer het klaar moet zijn en wat er precies op dat moment opgeleverd moet worden

Je weet van jezelf en van je team waaraan gewerkt wordt. Het is een gestroomlijnd team.

Als de deadline gehaald is, mag je stilstaan bij het resultaat. Belangrijke deadlines zul je vieren met je team. Maar sta ook eens stil bij alle kleine behaalde deadlines. De tijd die het versturen van een ‘dank je wel’-e-mail je nu kost, verdien je ruimschoots terug met de toekomstige inzet van je medewerker.

Les 3: Zorg dat je deadlines altijd urgentie in zich hebben

Iedere week op woensdagochtend 11 uur moet de nieuwsbrief eruit. Dat is een urgente taak. Maar het opschonen van je adressenbestand hoeft niet per se deze week afgerond te zijn. Plan het in op het moment dat je medewerker een rustige periode heeft.

Kortom, leg deadlines op het juiste moment vast.

Een teamlid werkt bijvoorbeeld in de avond door om je opgelegde deadline te halen. Als jij vervolgens 3 dagen later erop terugkomt om nog een aanpassing door te voeren, laat dat zien dat de deadline nogal arbitrair was. De volgende keer zal je medewerker minder gemotiveerd zijn om de deadline te halen.

Let dus altijd goed op welke taken belangrijk zijn en welke taken urgent zijn. Plan altijd eerst de urgente taken in. Belangrijke taken kunnen altijd wat uitgesteld worden. In het ebook ‘Uitbesteden beter de baas’ komen urgente en belangrijke taken ook aan bod. Klik hier om het gratis ebook te downloaden.

Deadlines klinken niet fijn. Maar ze zijn de oplossing voor ieders uitstelgedrag. Ik hoop dat ik je overtuigd heb om ze een veel belangrijkere plek in je leven te laten innemen. Je eigen productiviteit en die van je team gaat er enorm van vooruit. Ik wens je veel plezier met de tijd die je vanaf vandaag gaat overhouden.

Steven heeft Bespaar op tijd opgericht om te zorgen dat iedere ondernemer een virtual assistant (VA) of online team ter beschikking heeft. Volgens hem moet iedere ondernemer alleen doen waar hij of zij goed in is, ondertussen het bedrijf structureel (online) laten groeien, maar nooit voldoende vrije tijd uit het oog verliezen. Hij brengt dat zelf in de praktijk door te leven als digital nomad, oftewel wonen en werken op verschillende plaatsen in de wereld.

Je bent nu 0 sec op deze website

Gooi geen tijd meer weg en download het gratis ebook
Uitbesteden beter de baas.

Er is slechts 1 knelpunt die de groei van jouw bedrijf in de weg staat.Vertel me welke